Importschnittstelle SÜDWISSEN

Es werden nur Weiterbildungsangebote importiert, die:

• in SÜDWISSEN zur Veröffentlichung freigegeben sind
• keine Studiengänge sind
• alle Pflichtfelder von hoch & weit erfüllen
• bei denen nicht als Hauptsprache „Englisch“ gewählt ist und
• deren Angebotszeitraum in der Zukunft liegt

Die Importschnittstelle hat zwei Funktionen:

1. 1Import neuer Angebote
2. 2Aktualisierung von bereits importierten Angeboten und folgender Informationen: Angebotszeitraum, Anmeldefrist, Gesamtkosten sowie der Link zum Weiterbildungsangebot der Hochschule.

Der Import wird im Backend von hoch & weit durchgeführt:

1. 1Power User öffnen die Trefferliste der Weiterbildungsangebote.
2. 2Dort befindet sich ein SÜDWISSEN-Icon.
3. 3Über dieses Icon wird der Import gestartet.
4. 4Der Import muss im Pop-up-Fenster bestätigt werden.
5. 5Nach Abschluss erscheint eine Übersicht mit: neu angelegten Angeboten, aktualisierten Angeboten, nicht importierten Angeboten inkl. Begründung

Beim ersten Import wird das Weiterbildungsangebot:

• mit allen Pflichtfeldern übernommen
• im Status „In Bearbeitung“ in hoch & weit angelegt

Wenn ein Angebot bereits in hoch & weit angelegt wurde (Datenherkunft: hoch & weit), kann es dadurch zu doppelten Einträgen kommen.

In der Trefferliste gibt es die Spalte „Datenherkunft“. Dort wird per Logo angezeigt, ob ein Angebot:

• manuell in hoch & weit erstellt wurde
• aus SÜDWISSEN importiert wurde
• aus dem Hochschulkompass stammt 

Option 1: SÜDWISSEN als führende Quelle nutzen

• Manuell erstellten Eintrag in hoch & weit (Datenherkunft: hoch & weit) löschen.
• Zusätzliche Informationen in den importierten Datensatz übertragen.

Vorteil: Zukünftige Updates erfolgen automatisch über die Schnittstelle.

Option 2: hoch & weit als führende Quelle nutzen

• Importierten Eintrag (Datenherkunft: SÜDWISSEN) löschen.
• Bestehenden Eintrag weiterverwenden.

Hinweis: Gelöschte SÜDWISSEN-Importe werden bei zukünftigen Importen nicht erneut angelegt. Soll ein Angebot doch per Import übernommen und aktualisiert werden können, muss der Support (hoch-und-weit@hrk.de) kontaktiert werden.

• Neue Angebote erhalten automatisch den Status „In Bearbeitung“.
• Sie müssen manuell freigegeben werden.
• Erst danach sind die Angebote auf hoch-und-weit.de sichtbar.

Bei bereits importierten Angeboten werden ausschließlich folgende Daten aktualisiert:

• Angebotszeitraum und Anmeldefrist
• Gesamtkosten
• Link zum Weiterbildungsangebot

Alle anderen Felder bleiben unverändert – auch wenn sie in SÜDWISSEN angepasst wurden.
Eine Aktualisierung hat keine Auswirkung auf den Redaktionsstatus und der/die Nutzer:in wird nicht gefragt, ob ein Datensatz überschrieben werden darf oder nicht. Wird der Import ausgeführt, werden in allen importierten Angeboten die drei Angaben überschrieben.

Ist ein Angebot abgelaufen und in hoch & weit auf „In Bearbeitung“ gesetzt, so kann es per Import aktualisiert werden. Die anschließende Freigabe muss manuell durch den Power User erfolgen.

Fehlermeldungen zeigen, warum ein Angebot nicht importiert werden konnte. Sie helfen dabei, fehlende oder fehlerhafte Angaben in SÜDWISSEN zu identifizieren und zu korrigieren. Eine Übersicht über alle Fehlermeldungen befinden sich hier.

Beispiel:

„Fehler während Mapping: Keine zukünftigen Veranstaltungen gefunden“ – Ein Angebot ohne zukünftigen Angebotszeitraum kann nicht importiert werden.
Sollte in einer Fehlermeldung stehen, dass ein „Fallback verwendet“ wird, dann bedeutet dies, dass ein voreingestellter Wert eingetragen wird, da der gelieferte Wert nicht übernommen werden konnte. In diesem Fall sollte das entsprechende Angebot gesichtet werden, ob eine manuelle Anpassung benötigt wird.

hoch & weit speichert beim ersten Import eine eindeutige ID des Angebots aus SÜDWISSEN. Dadurch kann das System:

• Angebote bei späteren Importen wiedererkennen
• gezielt aktualisieren
• gelöschte Angebote ignorieren 

Die Schnittstelle unterstützt kein Löschen. Wird ein Angebot in SÜDWISSEN gelöscht, bleibt es in hoch & weit bestehen. Soll ein Angebot vollständig entfernt werden, muss dies in beiden Systemen manuell erfolgen.

Wichtig: Wird ein Angebot nur in hoch & weit gelöscht, kann es nicht erneut importiert werden. Angebote können nur durch die HRK vollständig aus der Datenbank entfernt werden; erst danach ist ein erneuter Import möglich. Ein durch den/die Nutzer:in gelöschtes Angebot wird vom Import erkannt und kann nicht überschrieben werden. In diesem Fall erscheint die Fehlermeldung „Fehler während der Speicherung: Weiterbildungsangebot … existiert nicht“. Wird diese Fehlermeldung ausgegeben, ist das Angebot noch in der Datenbank vorhanden und muss, falls gewünscht, durch den Support von hoch & weit entfernt werden.

In hoch & weit ist es erforderlich die Links mit dem Vorsatz http(s)// anzulegen. Die Links müssen entsprechend in SÜDWISSEN hinterlegt werden, um eine korrekte Übertragung zu gewährleisten.

falsch: www.hoch-und-weit.de

richtig: https://www.hoch-und-weit.de

Die Auswahlmöglichkeit „keine“ wird in diesem Fall immer eingetragen, da hoch & weit eine Eingabe erwartet, die Informationen aus SÜDWISSEN jedoch nicht ausreichend sind, um die Zulassungsvoraussetzungen in vollem Umfang zu befüllen. Nach einem Import muss der Power User dieses Feld unbedingt bei allen importierten Angeboten kontrollieren und ggf. nachpflegen.

Aktuell werden Markups in dem Feld „zu erwerbende Kompetenzen“ übernommen. Markups sind Zeichenfolgen wie zum Beispiel „<p><br>…“. Diese müssen händisch aus den Angeboten gelöscht werden.

Aufgrund der Barrierefreiheit werden Angebote, welche den Text der zu erwerbenden Kompetenzen auf Englisch hinterlegt haben, nicht importiert.